برای پیاده سازی الگوی تصمیم سازی پیش نگر در یک سازمان نیازمند طراحی و استقرار ساختار کاربردی و اجرایی هستیم که این کار را امکانپذیر سازد. طراحی و استقرار چنین ساختاری در پنج گام صورت می گیرد. در این مطلب می خواهیم گام های مربوط را یک به یک معرفی نموده و شرح دهیم.

گام اول: تعیین مدیریت پیش‌نگر

مدیر پیش‌نگر كه وظیفه‌ی دیده‌بانی، پویش و پایش روندها و رویدادهای در حال ظهور را بر عهده دارد در سازمان‌های مختلف دارای عنوان‌های متفاوتی است؛ مدیر روابط عمومی، معاون ارتباطات عمومی و مدیر برنامه‌ریزی از مشاغلی هستند كه این وظیفه را بر عهده دارند. ما در این نوشتار اصطلاح عمومی و رایج مدیر پیش‌نگر را به كار می‌بریم. مدیر پیش‌نگر وظایفی همچون نظارت بر نظام اطلاعات راهبردی، شناسایی و كشف رویداد و روندهای متعدد از خلال منابع فراوان، تجزیه، تحلیل و تألیف اطلاعات روند اقدام و تبدیل آن‌ها به خلاصه‌ی گزارش برای ارایه به كمیته‌ی راهبری، تسهیل كار گروه‌های اقدام و سیاست‌گذار را بر عهده دارد.

گام دوم: تشكیل كمیته‌ی راهبری

كمیته‌ی راهبری از كاركنان ارشد یا افراد برگزیده از سوی مدیر برای بررسی، غربال و اولویت‌بندی رویدادها و روندهای نوظهوری كه توسط مدیر یا گروه مدیریت پیش‌نگر كشف و شناسایی شده‌اند، تشكیل می‌شود. این كمیته باید دانش عمیقی از اهداف، برنامه‌ها و راهبردهای سازمان داشته و برای رویارویی با نیروها و عوامل خارجی كه سازمان را متأثر می‌سازند، ذهنی خلاق و نوآور داشته باشد. كمیته‌ی راهبری وظایفی به شرح ذیل دارد:

- تشخیص اهمیت رویدادها و روندهای خارجی براساس میزان احتمال وقوع و تأثیر

- تعیین پیامدها و تبعات عوامل خارجی

- تشخیص میزان فرصت‌ها و آسیب‌پذیری سازمان در برابر روندهای در حال ظهور

- تعیین توانایی سازمان برای تأثیر بر عوامل در دست مطالعه و ضرورت اقدام برای آن

- رسیدن به اجماع درخصوص میزان و دامنه‌ی اقدام سازمان در برابر رویدادهای نوپدید. 

گام سوم: مدیریت رویدادها

اگر رویداد یا روندی پر‌اهمیت و مهم تشخیص داده شود، كمیته‌ی راهبری با بررسی این موضوع كه بیشترین استفاده یا آسیب‌ احتمالی چه بخشی یا گروهی از سازمان را متأثر می‌سازد، مسئولی برای آن رویداد/ روند تعیین می‌كند. مسئولیت موضوع به معنای آن نیست كه پیش‌بینی و اقدام‌های بعدی تنها توسط مالك موضوع به انجام می‌رسد، بلكه مدیر پیش‌نگر برای انتخاب گروه اقدام، تنظیم دستوركار و تسهیل اقدام‌های لازم با مالك همكاری می‌كند. در صورت نیاز، پایش رویداد/ روند به صورت منظم باید به عهده‌ی یك گروه مدیریتی ویژه گذاشته شود تا از ارزیابی درست تمامی اطلاعات لازم اطمینان حاصل شود.

گام چهارم: اطلاع‌رسانی به مدیر (ایجاد سامانه‌ی هشدار)

در این مرحله، كمیته‌ی راهبری، برنامه‌ی اقدام و شرح جزییات آن را كه از سوی مالك موضوع تدوین شده است، بررسی می‌كند. این برنامه به تشریح جوانب مختلف اقدام پرداخته و به این پرسش‌ها پاسخ می‌دهد:

- چه كاری باید به انجام برسد؟

- چرا باید به انجام برسد؟

- توسط چه كسی یا كسانی باید به انجام برسد؟

- چه هنگام به انجام برسد؟

- میزان هزینه و منابع تأمین آن كدام است؟

از آنجا كه بسیاری از برنامه‌های اقدام نیازمند مداخله‌ی گروه‌های كاری مختلف و تداخل وظایف سازمانی است و اجرای آن نیازمند موافقت‌های دو یا چند جانبه است، كمیته‌ی راهبری، برنامه‌ی اقدام را به مدیر ارشد ارجاع می‌دهد. مدیر ارشد نیز به سهم خود ممكن است پیرامون مسایلی از قبیل موقعیت گروه‌های اقدام، اهداف عملی و فنی، از كمیته‌ی راهبری پاسخ‌های كامل‌تری بخواهد.

گام پنجم: تصمیم‌گیری و پاسخ‌گویی

كاربست همزمان الگوی فرآیند تصمیم‌گیری و الگوی پاسخ‌گویی این اطمینان را ایجاد می‌كند كه سازمان با محیط خارجی تعامل داشته و آماده‌ی پاسخ‌گویی به عوامل تغییر است. اگر سازمانی زمان و سرمایه‌های خود را صرف حل مسایل و رفع بحران‌ها كند، فرصت و منابع كمی برای توجه به نوآوری خواهد داشت. بدیهی است كه تمایل به حركت شتابان به سوی آینده و مراقبت همزمان پشت سر و پایش فضای كناری برای زیر نظر داشتن رقیبان، جریان‌ها، روندها و رویدادها در مسیری طولانی خطرآفرین و بی‌حاصل است (راننده‌ایی را تصور كنید كه هنگام حركت شتابان و رو به جلو، ناچار از مراقبت آینه‌ی عقب و پنجره‌های كناری است)! با پیش‌نگری چنین حركت نابخردانه‌ایی ضروری نخواهد بود.

مدیریت پیش‌نگر روش‌های نظام‌یافته و رسمی‌تری را برای شناسایی و درك محیط خارجی در اختیار می‌گذارد. با این وصف، تنها زمانی مدیریت پیش‌‌نگر سودمند خواهد بود كه به محیط درونی یا اندیشه‌ی كاركنان و مدیران رسوخ كند. ذهن بشر با استفاده از تجربه‌ی انباشته شده از گذشته برای ایجاد الگویی درونی از واقعیت‌های بیرونی اقدام می‌كند. ابزارهای پیش‌نگری، اطلاعات افزوده‌ی فراوانی پیرامون جهان بیرونی عرضه می‌كند. علاوه بر این، ابزارهای مدیریت پیش‌نگر شیوه‌ی نگرش‌ها را به شكلی بنیادین تغییر می‌دهد، پیش‌داوری‌ها را به چالش‌ می‌خواند و ذهن و اندیشه‌‌ی شما را به روی چشم‌اندازهای تازه باز می‌كند و از همین راه شما و سازمان‌تان می‌دانید چكار كنید، چگونه تصمیم سازی كنید و نتیجه‌ی تصمیم هایتان چه خواهد بود. این روش تنها شیوه‌ی ماندگاری و پیروزی در آینده‌ی ناپایدار سازمان‌ها و جوامع بشری است.